Polityka prywatności i cookies

Wersja z 2 października 2026 r.

Ten dokument łączy informacje o przetwarzaniu danych osobowych z zasadami używania plików cookies i podobnych technologii w serwisie Szalapski.pl.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Espresso Media Karol Szałapski, ul. Hausbrandta 32/70, 80-126 Gdańsk („Administrator”).

W sprawach dotyczących prywatności, realizacji praw lub cookies użyj dedykowanego formularza kontaktowego. Możesz również wysłać korespondencję na powyższy adres pocztowy. Dane podane w takim zgłoszeniu służą wyłącznie jego obsłudze; formularz nie wymaga zgody marketingowej.

2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

Zapytania i wyceny

Klasyczny formularz i asystent wyceny mogą obejmować imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalny numer telefonu, opis zlecenia, termin, sposób wykorzystania nagrania, wklejony tekst oraz załączniki. Dane są przetwarzane w celu:

• obsługi zapytania i podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• przesłania drogą elektroniczną odpowiedzi lub oferty dotyczącej konkretnego zapytania — na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wraz z właściwymi przepisami Prawa komunikacji elektronicznej;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Zgoda na odpowiedź dotyczy wyłącznie danego zapytania. Nie oznacza zapisu do newslettera ani zgody na późniejszy marketing.

Realizacja usługi i rozliczenia

Po złożeniu zamówienia dane kontaktowe i firmowe, dane do faktury, korespondencja, materiały przekazane do realizacji oraz informacje o płatności są przetwarzane w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz ochrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zgłoszenia dotyczące prywatności

Dedykowany formularz wymaga adresu e-mail i opisu żądania; imię i nazwisko są opcjonalne. Dane są przetwarzane w celu rozpoznania żądania i wykonania obowiązków wynikających z RODO — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Jeżeli zgłoszenie dotyczy innej sprawy, podstawą może być podjęcie działań na żądanie osoby (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i dokumentowaniu jej przebiegu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Bezpieczeństwo i logi techniczne

Serwer może automatycznie zapisywać czas żądania, adres IP, typ i wersję przeglądarki, system operacyjny, żądany adres, stronę odsyłającą i kod odpowiedzi. Dane służą zapewnieniu bezpieczeństwa, diagnozowaniu błędów oraz przeciwdziałaniu nadużyciom na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Analityka, nagrania sesji i pomiar kampanii

Po uzyskaniu właściwej zgody serwis może korzystać z Google Analytics 4, Hotjar oraz Google Ads Conversion Tracking. Podstawą przetwarzania danych osobowych przez Administratora jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a podstawą zapisu lub odczytu informacji na urządzeniu jest zgoda udzielona zgodnie z art. 399–400 Prawa komunikacji elektronicznej. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać przez „Ustawienia cookies”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) mierzy ruch, źródła odwiedzin i konwersje. Może przetwarzać identyfikatory online, przybliżoną lokalizację wyliczoną z adresu IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzane podstrony, zdarzenia oraz czas wizyty. Funkcja User-ID, Sygnały Google i personalizacja reklam nie są używane.
• Hotjar (Hotjar Limited) tworzy mapy ciepła i nagrania sposobu korzystania ze strony po zgodzie analitycznej. Mogą one obejmować m.in. ruchy i kliknięcia kursora, przewijanie, rozmiar ekranu, typ urządzenia i przeglądarki, kraj, odwiedzane adresy oraz czas wizyty. Atrybut data-hj-suppress na formularzach i asystencie wyceny maskuje lub pomija ich zawartość i wartości, ale sam nie oznacza wyłączenia wszystkich metadanych interakcji. Dlatego pełne wyłączenie stron wyceny i polityki oraz odpowiednich obszarów, a także wyłączenie funkcji Identify i ankiet, musi być utrzymywane i weryfikowane w panelu Hotjar.
• Google Ads Conversion Tracking (Google Ireland Limited) przypisuje wysłanie formularza wyceny do wcześniejszego kliknięcia reklamy i mierzy skuteczność kampanii. Po zgodzie reklamowej może przetwarzać identyfikator kliknięcia reklamy, adres strony i strony odsyłającej, znacznik czasu, informacje o urządzeniu i przeglądarce, adres IP oraz zdarzenie konwersji. Nie przekazujemy do Google Ads imienia, adresu e-mail, numeru telefonu, treści formularza, treści zapytania ani załączników. Konwersje rozszerzone, remarketing i personalizacja reklam są wyłączone.

Przycisk „Zadzwoń” nie przesyła danych kontaktowych do serwera. Jego kliknięcie może być zapisane jako zdarzenie pomiarowe wyłącznie po udzieleniu odpowiedniej zgody.

3. Asystent wyceny i lokalny szkic

Asystent wyceny jest interaktywną wersją formularza. Prowadzi przez ustaloną kolejność pytań i nie korzysta ze sztucznej inteligencji ani z zewnętrznego dostawcy rozmowy.

Podczas wypełniania odpowiedzi są automatycznie zapisywane jako szkic w localStorage urządzenia (szalapski-quote-assistant-v3). Szkic może zawierać informacje o zleceniu, wklejony tekst i dane kontaktowe, ale nie zawiera załączników ani zaznaczeń zgód. Pozostaje wyłącznie w przeglądarce i nie jest wysyłany do Administratora ani dostawców analityki przed świadomym wysłaniem formularza. Szkic jest ważny przez 24 godziny od ostatniej aktualizacji. Po upływie tego czasu zostaje rozpoznany jako nieważny i usunięty przy kolejnym uruchomieniu asystenta. Jest również usuwany po prawidłowym wysłaniu zapytania; można go wcześniej usunąć przyciskiem „Usuń szkic” w asystencie albo przez wyczyszczenie danych strony w przeglądarce.

Mechanizm służy zachowaniu ciągłości wypełniania formularza żądanej przez użytkownika i jest traktowany jako niezbędny do tej funkcji. Nie jest wykorzystywany do śledzenia ani reklamy.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać podmioty, których udział jest niezbędny do prowadzenia serwisu lub realizacji zlecenia:

• dostawcy hostingu, infrastruktury serwera, poczty i usług SMTP;
• dostawcy usług księgowych, prawnych i IT;
• banki, operatorzy płatności i uprawnione organy publiczne, gdy wynika to z umowy lub obowiązku prawnego;
• Google Ireland Limited — w zakresie Google Tag Manager, Google Analytics 4 i pomiaru konwersji Google Ads;
• Hotjar Limited — jako podmiot przetwarzający dane w ramach nagrań sesji i map ciepła.

Dane nie są sprzedawane. Dostawcy opcjonalnych narzędzi otrzymują dane dopiero po udzieleniu właściwej zgody.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Google i Hotjar mogą korzystać ze spółek powiązanych lub podwykonawców znajdujących się poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie odpowiedniego mechanizmu prawnego, takiego jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony — w tym EU–US Data Privacy Framework, jeżeli ma zastosowanie do danego odbiorcy — albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi. Informację o stosowanym mechanizmie lub jego kopię można uzyskać przez formularz wskazany w punkcie 1.

6. Okresy przechowywania

• lokalny szkic asystenta: zachowuje ważność przez 24 godziny od ostatniej aktualizacji i jest usuwany przy kolejnym uruchomieniu asystenta po tym terminie, po prawidłowym wysłaniu, użyciu przycisku „Usuń szkic” albo po wcześniejszym wyczyszczeniu danych strony;
• zapytania, które nie doprowadziły do zamówienia: maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dane są potrzebne dłużej do obsługi roszczenia;
• dokumentacja zrealizowanych zleceń i korespondencja: przez okres wykonania umowy oraz do upływu właściwych terminów przedawnienia;
• dokumenty podatkowe i księgowe: przez okres wymagany przepisami;
• zgłoszenia dotyczące praw: przez czas obsługi, a następnie przez okres potrzebny do wykazania prawidłowej realizacji obowiązków i obrony przed roszczeniami;
• standardowe logi serwera: przez okres niezbędny dla bezpieczeństwa i diagnostyki zgodnie z konfiguracją infrastruktury;
• Google Analytics 4: dane o zdarzeniach i użytkownikach są przechowywane przez okres ustawiony na poziomie usługi GA4; kryterium wyboru okresu jest najkrótszy czas potrzebny do porównywania statystyk i oceny skuteczności serwisu. Jest to okres odrębny od czasu życia cookies wskazanego w sekcji 10;
• Hotjar: nagrania sesji i mapy ciepła są przechowywane maksymalnie przez 30 dni; okresy działania cookies Hotjar opisano osobno w sekcji 10;
• Google Ads: dane o konwersjach są przechowywane zgodnie z ustawieniami konta i zasadami usługi przez okres potrzebny do atrybucji i oceny skuteczności kampanii; okresy działania cookies i pamięci lokalnej opisano osobno w sekcji 10.

Wycofanie zgody zatrzymuje przyszłe zbieranie danych przez opcjonalne narzędzia na tym urządzeniu, lecz nie usuwa automatycznie danych zebranych zgodnie z prawem przed jej wycofaniem. Wniosek o usunięcie danych można złożyć przez formularz wskazany w punkcie 1; możliwość realizacji zależy m.in. od tego, czy dane można powiązać z wnioskodawcą i czy istnieje obowiązek ich dalszego przechowywania.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w zapytaniu jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do udzielenia odpowiedzi lub przygotowania wyceny. Bez nich nie będzie możliwa obsługa zapytania. Dane niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy są wymogiem umownym; ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie albo wykonanie umowy. Dane wymagane do wystawienia dokumentów księgowych są wymogiem ustawowym. Zgoda na opcjonalną analitykę i pomiar kampanii jest dobrowolna, a jej brak nie ogranicza dostępu do serwisu ani możliwości wysłania zapytania.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu — z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Żądanie można przesłać przez dedykowany formularz lub pocztą na adres Administratora. Przed realizacją żądania może być konieczne potwierdzenie tożsamości w zakresie adekwatnym do ryzyka.

9. Zautomatyzowane decyzje

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki w sposób wyłącznie zautomatyzowany. Zapytania nie są profilowane w celu automatycznego ustalania ceny, priorytetu ani dostępu do usługi.

10. Cookies i podobne technologie

Cookies to małe informacje zapisywane lub odczytywane na urządzeniu. Podobną funkcję może pełnić pamięć localStorage. Przed uruchomieniem mechanizmów innych niż niezbędne serwis przekazuje informację o ich celu i umożliwia wyrażenie odrębnej zgody na kategorie analityczne i reklamowe. Brak działania, przewijanie strony ani zamknięcie ustawień nie oznacza zgody.

Używane mechanizmy

Google Tag Manager zarządza uruchamianiem opcjonalnych narzędzi, ale sam nie stanowi zgody. Domyślnie opcjonalne kategorie są zablokowane, a kontener i narzędzia są ładowane dopiero po zapisaniu odpowiedniego wyboru. Dokładny zestaw cookies może zmieniać się wraz z aktualizacjami dostawców; nie zmienia to kategorii ani celu bez uprzedniej aktualizacji informacji i, gdy jest to wymagane, ponownego uzyskania zgody.

Zmiana lub wycofanie zgody

Wybór można w każdej chwili zmienić przez „Ustawienia cookies” w stopce. Odrzucenie jest równie łatwe jak akceptacja. Po zapisaniu wycofania zgody serwis blokuje przyszłe zbieranie przez opcjonalne narzędzia i usuwa znane opcjonalne cookies tej domeny; odświeżenie strony kończy działanie wcześniej załadowanych skryptów. Wycofanie zgody nie usuwa automatycznie historii przetwarzania po stronie dostawców. Cookies można też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Blokada niezbędnej pamięci może uniemożliwić zapamiętanie wyboru lub szkicu, ale brak zgody na analitykę i pomiar kampanii nie ogranicza podstawowych funkcji serwisu.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana po zmianie serwisu, dostawców lub prawa. Jeżeli zmiana wpływa na zakres wcześniej udzielonej zgody, serwis poprosi o ponowny wybór. Data bieżącej wersji znajduje się na początku dokumentu.