Profesjonalne powitanie klienta w zautomatyzowanej centrali telefonicznej jest bardzo ważne dla wizerunku całej firmy. Dlatego warto zadbać o to, aby zawierała potrzebne informacje.
Zapowiedź telefoniczna to musi mieć
Przywitaj dzwoniącego oraz podaj nazwy firmy, z którą się połączył. W zależności od rodzaju prowadzenia działalności firmy, przywitać możemy się formalnie lub na luzie, na przykład "Dzień dobry, tu firma ABC", "Cześć! Tu ABC - najlepsze zabawki dla dzieci".
Następnie poinformuj klienta o możliwych opcjach połączenia: poproś o oczekiwanie lub wskaż jaką cyfrę należy wcisnąć na telefonie, aby połączyć się z obsługą, która pomoże w sprawie dzwoniącego. Jeżeli nagrywasz rozmowy prowadzone z klientami, pamiętaj aby o tym poinformować przed nawiązaniem połączenia z pracownikiem! Informowanie dzwoniących jest wymagane prawnie.
Chcesz sprawdzić, co dokładnie powinna zawierać dobra zapowiedź telefoniczna? Zobacz praktyczną checklistę zapowiedzi telefonicznej.
Przykładowe treści zapowiedzi telefonicznych
Przykład standardowego, podstawowego tekstu powitania telefonicznego:
Dzień dobry, witamy w Naszej firmie.
Jeżeli masz problem z dostępem do naszych usług - wybierz 1.
Aby połączyć się z Obsługą Klienta - wybierz 2.
Aby połączyć się z działem marketingu - wybierz 3.
Aby połączyć się z działem księgowości - wybierz 4.Szanowni Państwo. Informujemy, że w trosce o jakość obsługi rozmowy są rejestrowane. Jeżeli nie wyrażają państwo zgody na ich nagrywanie, prosimy o przerwanie połączenia i kontakt osobisty w naszym biurze.
Menu IVR i wybór tematu rozmowy
Inny przykład podstawowej zapowiedzi telefonicznej z menu IVR:
Dzień dobry! Witamy w firmie Nazwa firmy. Dziękujemy za kontakt z naszym biurem. Aby usprawnić Państwa obsługę, proszę wybrać temat rozmowy:
1 - Akutalne oferty
2 - Pomoc techniczna
3 - Płatności i windykacjalub poczekaj na zgłoszenie operatora.
Jeśli Twoja firma ceni sobie bliski kontakt ze swoimi klientami, możesz dodać coś "ludzkiego" do treści powitania:
Witamy w Naszej firmie. Cieszymy się, ze do nas dzwonisz.
Jeśli chcesz poznać naszą ofertę - wybierz 1,
Jeżeli potrzebujesz pomocy technicznej przy konfiguracji urządzenia - wybierz 2,
Jeżeli dzwonisz w innej sprawie poczekaj na zgłoszenie naszego pracownika.
W trosce o zapewnienie najwyższej jakości obsługi rozmowy mogą być nagrywane.
Komunikat o nagrywaniu rozmów
Pamiętaj, że w przypadku, gdy nagrywasz rozmowy telefoniczne z dzwoniącymi klientami, musisz ich o tym fakcie poinformować przed rozpoczęciem nagrywania.
Witamy! Tu Nasza firma. Jeżeli jesteś naszym klientem, wybierz 1.
Za chwilę zostaną Państwo połączeni z naszym konsultantem. Prosimy przygotować numer klienta abyśmy mogli szybciej odpowiedzieć na Państwa pytania. Prosimy poczekać na połączenie.
Możesz odczytać powyższe teksty samodzielnie, ale jeśli zależy Ci na profesjonalnym i spójnym brzmieniu we wszystkich komunikatach centrali, zleć nagranie zapowiedzi telefonicznej lektorowi.
Zleć nagranie zapowiedzi telefonicznej
Przykład nagrania powitania telefonicznego
Przykładowe treści zapowiedzi poza godzinami pracy
Jeżeli infolinia Twojej firmy jest czynna w określonych godzinach, warto przygotować tekst zapowiedzi telefonicznej, która będzie odtwarzana w godzinach nocnych i w dni, gdy na infolinii firmy nie ma pracownika.
Witamy! Tu Nazwa firmy. Uprzejmie informujemy, że w tym momencie nasze biuro jest nieczynne. Jesteśmy do dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 19:00 i soboty od 10:00 do 16:00.
Możesz także skierować dzwoniącego do skontaktowania się drogą elektroniczną:
Dzień dobry! Dodzwonili się Państwo do firmy Nazwa firmy. Nasze biuro jest w tym momencie nieczynne. Prosimy o kontakt emailowy lub o telefon w godzinach pracy infolinii: od poniedziałku do piątku między 8:00 a 20:00. Do usłyszenia!
Przykład nagrania zapowiedzi telefonicznej poza godzinami pracy:
Masz już gotowe teksty, ale nie wiesz, jaki głos je nagra? Sprawdź jak dobrać charakter głosu do centrali telefonicznej.
